实物档案整理管理-实物档案整理-北京东方明德(查看)

整理原则

I、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的**联系

文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》对公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文处理等作了明确规定和详细要求，为各个机关公文办理提供了统一的规范和标准。这些规范和标准，实物档案整理咨询，连同长期以来各机关在文件处理过程中形成的习惯做法，以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求，构成了文件形成的一般规律。遵循文件的形成规律对归档文件进行整理，实物档案整理管理，实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程，能够限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。《规则》组件中件的构成、件内文件排序等内容就充分体现了这一原则。比如机关在收文时，一般会在签收、登记后，粘贴收文处理单，然后再对收文进行办理。在这种情况下，收文处理单与收文就组成了一“件”，在收文处理单和收文的排序上，实物档案整理方案，自然是收文处理单在前，收文在后。机关在发文时，通常需要先拟稿、填写发文稿纸，再按照文件办理程序对拟稿进行修改，形成定稿，最后依据定稿进行印制、核发正本，完成发文过程。在这种情况下，定稿、发文稿纸、正本组成一件，排列顺序自然就是正本在前，发文稿纸和定稿在后。

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基建档案整理的方法

1.工程前期的可行性研究报告、工程计划任务书，项目建议书及批文评，环境评价文件要整理存档，

2.工程施工文件：包括施工设计图纸、设计评价鉴定文件及审批文件存档

3.施工过程管理文件：包括招标、签订的承包合同、协议书等文件，消防、环保、卫生文件；水、暖、电、煤气供应协议书完整归档，

4.施工文件包括工程施工文件包括开工报告、设备及管线安装施工文件、工程中期验收记录、工程质量评定、工程完工验收记录证明、工程施工总结、技术总结；竣工报告、竣工验收报告

5.工程竣工验收报告存档，包括工程项目竣工验收报告、所有竣工图纸、资料，工程项目质量评审材料、工程项目竣工验收会议文件及验收*意见。

6.工程项目概算、预算、决算报告存档。7工程项目竣工验收材料归档

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归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理

这是《规则》修订提出的全新整理原则。在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑纸质文件材料和电子文件的整理要求，避免因两类归档文件整理的基本原则、基本方法不同而带来的诸多问题9解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果，使文书工作和归档文件的整理形成一个有序的整体，从而简化文件整理归档工作，提高工作效率。同传统立卷方法相比，按件整理文件材料更加适合文档一体化管理要求，实物档案整理，即可以将纸质文件材料整理与电子文件整理统一起来，尽量用电子文件管理的思路和方法去归档文件整理，进而实现纸质文件材料和电子文件统一标准、统一整理、统一管理的要求。文档一体化管理要求，应避免用纸质文件材料整理中的一些手工管理方式去要求电子文件的整理。比如，在实践中存在的将电子文件以盒为单位进行整理的现象，就是机械照搬纸质文件材料整理的一种做法，既无谓增加整理步骤和工作量，又增加了检索层次，影响检索效率，是不可取的。

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